Folhas de cálculo – o seu companheiro inseparável

Agora que decidiu lançar-se no mundo do empreendedorismo, a folha de cálculo será o seu companheiro de viagem. Se ainda não está apaixonado por uma, não se preocupe – este também pode ser um casamento por conveniência.

Assim, prepare-se para a declaração de amor que se segue.

Quando alguém me questiona sobre o meu “amor” às folhas de cálculo, geralmente respondo com um assertivo “se toda a gente soubesse usar 10% das potencialidades do Excel, o seu trabalho seria facilitado em 95%” (estimativa conservadora, suportado na aleatoriedade do meu discernimento). Este ganho traduz-se não só em simplificação de processos de trabalho ou cálculos, com também na velocidade e precisão com que os mesmos podem ser feitos.

Tudo se resumo a organização e rastreabilidade. Conforme costumo dizer “Toda a complexidade do mundo pode ser reduzida a tabelas e check-lists” (concedo que possa haver aqui alguma hipérbole).

Relativamente à organização, a facilidade com que o Excel permite gerir datas combinada com a formatação condicional constitui uma ferramenta poderosa de organização e planeamento. A antecipação de datas críticas para um projecto é grande parte do trabalho de um gestor de projecto e ter uma forma visual de as acompanhar pode ditar a diferença entre uma data cumprida ou uma data ultrapassada.

Já Alexandra Samuel responde com uma “Ode to the Underappreciated Spreadsheet”. A forma como a autora acaba o artigo serve como um excelente mote para a utilização das folhas de cálculo: “invistam um pouco do vosso tempo a aprender mais sobre folhas de cálculo, e irão descobrir as inúmeras aplicações que estas têm, assim como uma forma de simplificar dramaticamente e acelerar uma grande panóplia de tarefas do vosso dia-a-dia”.

Quanto à rastreabilidade (definida como a capacidade de ir ao histórico de um determinado processo), uma utilização muito simples é o registo do abastecimento do carro: litros de combustível, data e quilómetros são inseridos numa folha. Desta forma, sei sempre quando abasteci, quantos litros, e qual o consumo médio do carro.

Claro que uma folha de cálculo permite, surpresa das surpresas, fazer cálculos. Elaboração de propostas comerciais, organização de facturas e orçamentos, e até planeamento de cargas horárias de equipas de trabalho são outras funcionalidades do vosso melhor amigo digital.

Depois passamos às funcionalidades mais avançadas, como a criação de gráficos simples ou dashboards de gestão mais elaborados, com recurso a outras ferramentas associadas como o Power BI, ou ainda a importação e consolidação de dados. Falta a automatização de tarefas através de VBA para entrarmos num mundo novo onde as hipóteses de exploração (e automatização) são infinitas.

Já está seduzido?