Contabilidade Interna vs Contabilidade Externa, na ótica dos custos

Os custos de um departamento de contabilidade interna podem variar significativamente dependendo do tamanho e complexidade da organização, bem como das atividades e responsabilidades atribuídas ao departamento.

Assim, as principais rubricas associadas à manutenção de um departamento de contabilidade são:

·         Custos com Pessoal afeto à Contabilidade da organização

·         Software de Contabilidade

·         Espaço físico alocado e respetivo imobilizado

Começaremos pelo óbvio: o Salário dos colaboradores.

Vamos assumir 2 colaboradores, um com um salário base de 1.000 euros e outro com 1.500 euros. Considerando apenas o salário base e o subsídio de refeição dos dois colaboradores, e ignorando outras possíveis regalias, o custo anual estima-se em cerca de 48.000 EUR.

Considerando agora o software necessário poderemos estar a falar de 10 000 euros para instalação e configuração, acrescendo cerca de 3.000 euros por ano referentes a licenças de utilização e atualização de software.

O Software precisa de um computador para operar (ignorando a necessidade de um servidor), que por sua vez necessita de mobiliário e material de escritório, e os respetivos metros quadrados. A isto junta-se, claro, a utilização adicional do espaço da copa e toda a eletricidade e outras despesas de funcionamento, mas, para este âmbito, podemos ignorar este detalhe.

Claro que existem aspetos positivos para compensar os custos acrescidos: a proximidade, a resposta mais ou menos atempada, o controlo sobre o estado da empresa e pequenas tarefas que possam ser realizadas pelos colaboradores afectos à contabilidade poderão fazer a diferença na escolha entre a internalização ou a externalização dos serviços de Contabilidade Certificada.

A questão é, quanto é que estas vantagens valem para a sua empresa?

Assumindo uma empresa com processamento de 300 documentos contabilísticos por mês, e com uma avença mensal de um gabinete de contabilidade com um serviço de qualidade, rigor e rapidez de resposta, poderemos falar de 1.200 euros mensais. O custo da proximidade, da rapidez de resposta ou de controlo das suas contas valerá cerca de 36 000 euros anuais? Ainda acrescido de todo o investimento feito em imobilizado, tangível e intangível?

E se houvesse uma empresa de contabilidade externa que está ao alcance de um e-mail, um telefonema, e que lhe dá a visibilidade total da sua operação e do estado das suas contas?